Создание автоматической и ручной записи на передачу помещений

Описание

Для чего это нужно?

Освободите свой отдел продаж или call-центр от необходимости прозванивать всех собственников и приглашать на передачу ключей. За вас это сделает автоматизированная система.

Как это работает?

Этап 1. Настройка приемки

- В систему Базис.Ключи загружается список ваших помещений, которые необходимо передать, сделать это можно ручным добавлением в панели управления или с помощью загрузки из файла.

- На каждый тип помещения (Квартира, Кладовая, Машиноместо) указываются необходимые шаги приемки: Окна, Стены, Полы, Сантехника и т.д.

- Сотрудником застройщика определяется интервал дат, в которые будет происходить передача дома, указываются рабочие часы на каждый день и кол-во возможных записей на каждый час. Таким образом формируется календарь передачи с датами и свободным временем.

- По мере необходимости (например, поэтажно), открывается запись по помещениям, собственники получаются автоматические СМС-приглашения и видят календарь с доступными датами, выбирают удобное для себя время и записываются.

Этап 2. Проведение осмотра

- В назначенный день собственник приезжает на объект и принимает помещение, вместе с тех.специалистом застройщика или самостоятельно (подробнее о бесконтактной приемке здесь >>)

- На каждом шаге приемки система предлагает прикрепить фотографию и написать замечание, если есть.

- По итогам приемки можно сформировать Акт технического осмотра (или любой другой документ, благодаря шаблонизатору документов).

- Если в ходе приемки были выявлены замечания, автоматически создается техническая заявка на устранение, которую уже может взять в работу ответственный за устранение, или создать наряд на работу подрядчику.

Создание автоматической записи на приемку

1) Настройка графика приемки

Зайдите в редактирование дома

Раздел Объекты - открыть меню нужного дома - Редактировать

На вкладке “Календарь передачи” необходимо указать дни, в которые у вас будет происходить передача, рабочие часы и сколько человек может записаться одновременно на один час.

Для этого выделите мышкой нужные дни на календаре и откроется окно с настройкой этих рабочих дней

2) Открытие записи по помещениям - отправка приглашений собственникам

Перейдите в раздел Объекты - нужный дом - Список помещений

Отметьте помещения для передачи в списке и нажмите “Открыть приемку”

После открытия записи всем выбранным собственникам придет СМС-уведомление с текстом “Ваша квартира готова, запишитесь на передачу ключей по ссылке ...”. Так они попадут в свой кабинет, где отображается их помещение, и смогут выбрать из доступных дат ту дату и время, в которое им удобнее прийти. Создается приемка.

Ручная запись на приемку

Можно создать Приемку самостоятельно, без участия собственника.

Для этого в списке помещений нужно войти в карточку помещения, меню Действия - Создать приемку

В появившемся окне ставится дата и время приемки. Будет создана новая Приемка.